عنوان فرم: درخواست ماموریت کارا

زمان بهره‌برداری: اسفندماه 1396

مجری (گروه): گروه نرم‌افزار، اطلاع‌رسانی و پرتال

گروه هدف: کارکنان استان

تقاضای مأموریت کارمندان به‌صورت کاغذی، زمان زیادی از کارکنان ، واحدهای نیروی انسانی و مالی و سایر واحدهای مرتبط در سازمان را برای ثبت و پردازش به خود اختصاص می‌دهد و از طرفی مراجعه حضوری کارمند به این واحدها به‌منظور پیگیری درخواست و … باعث ایجاد مشکلات فراوانی می‌شود. لذا استفاده از یک سیستم مأموریت هوشمند به‌صورت کاملاً کاربردی جهت تمامی مراحل یک تقاضا، می‌تواند نقش ارزنده‌ای در کاهش مصرف کاغذ و مراجعات حضوری داشته باشد و همچنین سازمان‌ها را در راستای مدیریت بهتر و کارآمد منابع انسانی و پیاده‌سازی خدمات الکترونیک یاری می‌رساند.

ازاین‌رو با درخواست معاونت توسعه مدیریت و منابع، الکترونیکی شدن فرآیند مأموریت در دستورکار گروه نرم‌افزار، اطلاع‌رسانی و پرتال قرار گرفت و پس از برگزاری جلسات متعدد با واحدهای مرتبط فرآیندی الکترونیکی جهت تسهیل ثبت و پیگیری مأموریت در بستر سامانه دبیرخانه الکترونیک پیاده‌سازی گردید. به‌طوری‌که امکان ثبت مأموریت به همراه کلیه مستندات برای کارکنان استان فراهم‌ شده است.

اهداف و مزایا:

§ امکان ثبت و پیگیری مأموریت در هر مکان و در هر زمان

§ جلوگیری از مفقود شدن درخواست

§ خدمت رسانی به کاربران با دقت بالاتر

§ اطلاع از محل اسکان از طریق پیامک

§ اطلاع از بلیط/وسیله نقلیه قبل از ماموریت از طریق پیامک

§ ثبت اتومات ماموریت در سامانه تایمکس

§ ثبت اتومات ماموریت در سامانه پرسنلی و حقوق

§ کاهش بروکراسی اداری

§ کاهش چشمگیر مصرف کاغذ

§ صرفه جویی در منابع

§ تنظیم سند مالی درخواست های ماموریت به صورت ماهانه و بر حسب حوزه محل خدمت

§ تنظیم سند مالی گزارش اسکان/نقلیه/کارپردازی درخواست های ماموریت بر حسب بازه مشخص

##این فرم در حال حاضر برای کلیه پرسنلی که سمت فعال در دبیرخانه الکترونیک دارند در دسترس می باشد.

نحوه فعالسازی فرم:

سه نوع فعالسازی برای فرم ماموریت وجود دارد:

1- کاربرانی که نقشی در فرایند ایفا می کنند به عنوان مثال مسئول امور اداری یا مسئول نقلیه و ...

در این مورد مسئولین فناوری اطلاعات واحد در بخش مشاهده گزارش یک گزارش تحت عنوان :

"فرم پایه درخواست ماموریت" در مسیر اختصاصی >> ریاست >>فناوری اطلاعات

را اجرا کرده و نقش مربوطه را ویرایش نموده و دکمه ثبت تغییرات را کلیک می نمایند.

2- کاربرانی که نقش مامور را دارند:

به صورت اتومات بعد از ایجاد سمت امکان دسترسی به فرم برای مامور فعال می گردد. تنها نکته ای که باید ذکر شود این است که مامور بایستی حتما فرم " تعیین تایید کنندگان پرسنل" برای او تکمیل شده باشد.

3- کاربرانی که قرار است ثبت ماموریت برای سایرین را انجام دهند:

در این حالت مسئول فناوری اطلاعات حوزه با بررسی شرایط واحد مربوطه در صورت لزوم تیکت مربوطه را در سامانه مستندسازی ثبت نموده تا این مجوز برای شخص مربوطه فعال گردد. لازم به ذکر است که این مجوز تنها در اختیار واحد امور اداری هر حوزه می باشد.