سربرگ

عنوان: سربرگ

زمان بهره‌برداری: 1394

مجری (گروه): گروه نرم‌افزار، اطلاع‌رسانی و پرتال

گروه هدف: کارکنان استان

یکی از فرم های پر کاربرد و پایه در هر سامانه دبیرخانه الکترونیک، فرم سربرگ است که برای ثبت نامه های اداری استفاده می گردد. نامه اداری به هر گونه مکاتبه اداری که در داخل اداره یا خارج از آن، یا از سازمانی به سازمان دیگر درباره انجام یافتن کارهای اداری مبادله می گردد، گفته می شود.

در فرم سربرگ برای نوشتن نامه اداری 6 موضوع مشخص می شود که به ترتیب به بررسی آنها میپردازیم:

  1. نوع نامه: بسته به گیرندگان نامه نوع نامه مشخص می شود به این صورت که اگر گیرنده/گان نامه در مجموعه دانشگاه باشد نوع نامه بایستی داخلی و اگر گیرنده/گان از یک سازمان یا اداره ای خارج از مجموعه دانشگاه باشد در این صورت نوع نامه را صادره انتخاب می کنیم.
  2. پیوست: در صورتی که نامه حاوی گزارش یا فایل می باشد مقدار این فیلد را "دارد" و در غیر این صورت"ندارد" درج نمایید.
  3. گیرندگان: مخاطبین نامه یا به عبارتی شخص/سمتی که قرار است نامه به او ارجاع شود، را مشخص می کند.
  4. موضوع: موضوع نامه نیز تحت یک عنوان کوتاه و صریح باید ذکر گردد.
  5. متن نامه: متن نامه، شرح مطالبی است که مرتبط با موضوع ذکر شده در نامه می باشد. در حقیقت قسمت اصلی بدنه یک نامه که باید حساسیت بیشتری برای تنظیم آن به خرج داد، همین متن نامه است.
  6. امضاء کننده: شخص یا سمتی که قرار است نامه را امضا کند.

سرویس های اجرا شده بر روی فرم سربرگ:

دکمه ثبت تغییرات(عمومی):

با زدن دکمه ثبت تغییرات موارد زیر جداگانه بررسی می‌شود و در صورت درست بودن همه موارد ثبت نامه انجام می‌شود:
1. بررسی گیرندگان/رونوشت‌ها بر اساس نوع نامه:
       در این مرحله بر اساس نوع نامه(داخلی/صادره) گیرندگان نامه بررسی می‌شوند، به این صورت که:
       - اگر نامه داخلی باشد:
              • گیرندگان بایستی حتماً از داخل لیست سمت‌ها/گروه‌ها و با عملگر مشخص ثبت‌شده باشند.
              • امکان تعریف گیرنده در بخش رونوشت صادره برای نامه‌های داخلی وجود ندارد و درصورتی‌که گیرنده‌ای را به بخش رونوشت صادره اضافه نمایید از لیست پاک خواهد شد.
       - اگر نامه صادره باشد:
              • نباید از گیرندگان داخل لیست سمت‌ها/گروه‌ها انتخاب شوند و بایستی گیرندگان را تایپ نمایید. لازم به ذکر است نیازی به درج عملگر برای گیرندگان در نامه صادره نمی‌باشد.
2. بررسی مجوز ارجاع به گیرندگان/ رونوشت‌ها بر اساس امضاکننده نامه:
       در این مرحله بررسی می‌شود که آیا امضاکننده نامه مجوز ارجاع به گیرندگان/رونوشت‌های نامه را دارد یا خیر.
3. به‌روزرسانی مقدار فیلد پیوست:
       در این مرحله پیوست نامه بررسی می‌شود و در صورت وجود پیوست مقدار آیتم پیوست نامه به "دارد" تغییر می‌یابد.
4. بررسی مجوز ارسال نامه صادره بر اساس امضاکننده نامه:
       این مرحله فقط برای نامه‌های صادره اجرا می‌گردد به این صورت که اگر امضاکننده نامه مجوز ارسال نامه صادره را نداشته باشد، علاوه بر حذف امضای نامه در صورت وجود، پیغام خطایی نمایش داده می‌شود .
5. به‌روزرسانی عنوان نامه:
      عنوان نامه‌بر اساس موضوع و امضاکننده نامه ایجاد می‌گردد.
6. بررسی امضای نامه:
       در این مرحله اگر امضای نامه متعلق به امضاکننده نامه نباشد امضا از نامه پاک می‌شود و اگر از کارتابل تفویض شده امضاکننده نامه امضاشده باشد امضا از طرف اعمال می‌گردد.
 

دکمه خاتمه نامه(مختص امضاکنندگان نامه):

با زدن دکمه خاتمه نامه عملیات زیر اجرا می‌گردد:
1. بررسی امضای نامه
       امضای نامه بررسی و در صورت عدم امضا پیغام هشدار نمایش داده می‌شود.
2. ارجاع خودکار به گیرندگان/رونوشت‌ها
       ارجاع اتوماتیک به گیرندگان داخلی/رونوشت‌های داخلی/بایگانی حوزه/مسئول دفتر امضاکننده نامه انجام می‌گردد.
نکته: اگر نامه از نوع صادره باشد، نامه به دبیرخانه حوزه جهت ثبت صادره ارجاع می‌گردد. ارسال نامه به گیرندگان خارج از سازمان در قالب (شبکه دولت/دیدگاه وزارت بهداشت/پست) توسط دبیرخانه هر حوزه انجام می‌گردد.
3. به‌روزرسانی تاریخ/شماره نامه
       علاوه بر به‌روزرسانی تاریخ‌نامه، کد سمت امضاکننده نامه در ابتدای شماره نامه قرار می‌گیرد که وجود این کد در ابتدای شماره نامه به‌منزله تائید نهایی و به عبارتی خاتمه نامه است.
نکته: این سرویس بعد از امضای نامه، توسط امضاکننده نامه می بایست اجرا گردد.

 
تاریخ به روز رسانی:
1400/07/24
تعداد بازدید:
381
امتیازدهی
میانگین امتیازها:0 تعداد کل امتیازها:0
مشاهده نظرات (تعداد نظرات 0)

ارسال نظرات
نام
آدرس پست الکترونیکی شما
شماره تلفن
توضیحات
خواندن کد امنیتی تغییر کد امنیتی
کد امنیت
كليه حقوق اين وب سايت متعلق به دانشگاه علوم پزشكي و خدمات بهداشتي درماني بيرجند مي باشد.
Powered by DorsaPortal