ارتقاء فرآیند های کاری سازمان بخصوص فرآیند های مرتبط با نیروی انسانی به عنوان یکی از اصلی ترین استراتژی های ارتقاء کیفیت سازمان و افزایش رضایتمندی کارکنان شناخته می شود . یکی از فرآیندهای اصلی مدیریت منابع انسانی در دانشگا ه های علوم پزشکی کشور فرآیند اخذ تاییدیه صلاحیت عمومی می باشد . در این فرآیند کلیه مشمولین( اعم از پذیرفته شدگان آزمون های استخدامی-مشمولین ماده 35 و 36 آیین نامه اداری و استخدامی و...) برای اخذ تاییدیه صلاحیت عمومی به مدیریت گزینش معرفی می شو ند . صدور ابلاغ تعیین خدمت یا حکم استخدامی ذینفعان مشروط به اخذ تاییدیه مدیریت گزینش می باشد .

طبق فرآیند قبلی معرفی مشمولین  به مدیریت گزینش، ابتدا کارشناس استخدام پیش نویس مکاتبه معرفی مشمولین برای اخذ تاییدیه صلاحیت عمومی  را در اتوماسیون اداری تنظیم می کرد  و  پس از تایید مسئول واحد استخدام و امضای مدیر منابع انسانی برای مدیریت گزینش ارسال می شد. مدیریت گزینش پس از انجام بررسی های لازم تاییدیه های مربوطه را در قالب مکاتبه اداری به صورت تجمیعی یا انفرادی برای ادامه فرآیند به مدیریت منابع انسانی ارسال می کرد و کارشناس استخدام برای اطلاع از وضعیت صدور / عدم صدور تاییدیه مشمولین شماره نامه و تاریخ صدور تاییدیه را درفایل اکسل به صورت دستی وارد می کرد .

از چالش ها وپیامدهای روش قبلی می توان به موارد زیر اشاره کرد :

• دشواری پیگیری وضعیت صدور / عدم صدور تاییدیه معرفی شدگان
•  دشواری اداره تامین وتوزیع نیروی انسانی در پاسخ گویی دقیق وسریع به مدیران ارشد به دلیل امکان پذیر نبودن اخذ گزارشات مورد نیاز از اتوماسیون اداری