یکی از چالش‌هایی که در بحث چاپ نامه‌ها وجود داشت تعداد بیش‌ازحد قالب‌های چاپ بود که این مسئله زمان زیادی جهت اصلاح برخی از آیتم‌های این قالب‌های چاپ نظیر فرمت/آدرس/تلفن و ... ایجاد می‌کرد، در همین راستا گروه نرم‌افزار و پرتال دانشگاه بر آن شد تا یک قالب استاندارد برای کلیه واحدها طراحی شود و مشخصات هر حوزه که قرار است در چاپ نامه‌ها گنجانده شود از یک فرم پایه استخراج گردد. بر این اساس فرمی تحت عنوان "مشخصات حوزه" طراحی و پیاده‌سازی شد. این فرم تنها یک‌بار توسط امور اداری حوزه تکمیل می‌گردد و من‌بعد اگر نیازی به تغییرات خاصی در شعار سال یا موارد دیگر گنجانده‌شده در فرم باشد کافی است تنها از بخش گزارش‌ها به‌روزرسانی مربوطه را انجام دهد.