امکانات جدید ورژن سربرگ

1-بخش گیرندگان نامه:


قسمت گیرندگان سربرگ طوری پیاده‌سازی شده است که بر اساس نوع نامه امکان تایپ یا انتخاب از لیست گیرندگان وجود دارد. به این صورت که:

اگر نوع نامه شما داخلی باشد، شما فقط مجاز به انتخاب از لیست می‌باشید؛ که در این حالت می‌بایست سمت گیرنده و عملگر ارجاعی آن را از لیست گیرندگان انتخاب نمایید. توجه داشته باشید که در صورت عدم انتخاب عملگر در هنگام ثبت تغییرات با پیغام خطا مواجه خواهید شد.

اما درصورتی‌که نوع نامه صادره باشد در قسمت گیرندگان تنها مجاز به تایپ هستید. در این حالت نباید گیرنده‌ای را انتخاب نمایید. چنانچه گیرنده‌ای را از لیست با عملگر خاص انتخاب کنید، در هنگام ثبت تغییرات با پیغام خطا مواجه خواهید شد.

نکته 1: درصورتی‌که بخواهیم برای نامه صادره گیرنده داخلی انتخاب نماییم، می‌بایست از بخش رونوشت‌های همان فرم که در پایین متن نامه است استفاده نماییم. 

نکته 2: بعد از انتخاب سمت به‌عنوان گیرنده، عنوان مکاتباتی آن سمت به‌عنوان گیرنده در نامه درج خواهد شد. لذا درصورتی‌که عنوان مکاتباتی سمت نادرست باشد، از طریق امور اداری حوزه خود نسبت به تغییر آن قبل از ایجاد نامه اقدام نمایید.

نکته 3: درصورتی‌که قرار است یک نامه داخلی به گروهی از سمت‌ها با عملگر خاص ارسال گردد مثلاً معاونین دانشگاه، در این صورت با زدن تیک گروهی و تایپ معاون، گروه مربوطه را انتخاب می‌نماییم که در این حالت کلیه معاونین در قسمت گیرنده لیست خواهد شد. اما اگر بخواهید فقط گیرنده به‌صورت "معاونین محترم دانشگاه" باشد نیازی به زدن تیک گروهی نمی‌باشد.

نکته 4: در نظر داشته باشید برای انتخاب گیرندگان یا سمت را انتخاب نمایید یا گروه. فقط گروه هایی که توسط مدیر سیستم تعریف شده باشند (مثل کلیه واحد های تابعه) یا گروه های همکار که توسط خودتان تعریف شده باشد می توانید انتخاب نمایید.

نکته 5: در هنگام ثبت نامه به صورت صادره در نظر داشته باشید که در فرم مشخصات حوزه چنانچه دبیرخانه انتخاب‌نشده باشد نامه به صورت اتوماتیک به دبیرخانه ارجاع نمی‌خورد.

نکته 6: امکان ثبت رونوشت صادره برای نامه داخلی وجود ندارد.


2- ارجاع خودکار (با مجوز امضاکننده اصلی)


یکی از معضلاتی که در سربرگ قدیم دانشگاه وجود دارد این است که نامه بعد از خاتمه می‌بایست توسط امضاکننده یا مسئول دفتر به تک‌تک گیرندگان ارجاع می‌شد. برای این منظور در ورژن جدید سربرگ این کار به‌صورت خودکار بعد از خاتمه نامه انجام می‌گردد. لذا نامه‌ها در سربرگ جدید به کلیه گیرندگان بعد از خاتمه نامه ارجاع خواهد شد و با عملگر "توزیع نامه داخلی " به مسئول دفتر/شخص امضاکننده  صرفا جهت پیگیری ارجاع خواهد شد که این مسئله باعث سرعت و دقت بالا در ارسال نامه‌ها می‌گردد.

لازم به ذکر است که انتخاب گیرندگان نامه وابسته به مجوزهای امضاکننده اصلی نامه است. به این صورت است که شما فقط می‌توانید سمت‌هایی را در بخش گیرندگان به لیست اضافه نمایید که امضاکننده اصلی مجوز ارجاع به آن‌ها را داشته باشد، در غیر این صورت با پیغام خطا مواجه خواهید شد.

نکته 1: ارجاع خودکار فقط در خاتمه نامه انجام می‌شود بنابراین تمامی گردش‌های قبل از امضاء اصلی باید ارجاع دستی بخورد.

نکته 2: کلیه سمت‌های دارای امضا در قسمت امضاکنندگان اصلی دیده نمی‌شوند و فقط گروه مدیران اصلی دانشگاه وجود دارند و بقیه پرسنل فقط در قسمت تنظیم‌کننده می‌توانند امضا نمایند.


3-مشخص بودن ایجادکننده نامه


آیتم جدیدی تحت عنوان "تنظیم‌کننده نامه" به سربرگ جدید اضافه‌شده است که من‌بعد در چاپ نامه‌ها هم نمایش داده می‌شود. این آیتم به‌صورت قفل‌شده است و تنها توسط افرادی که به‌عنوان مدیر اصلی هستند قابل‌تغییر می‌باشد. در زمان ایجاد نامه ، ایجادکننده نامه به‌صورت پیش‌فرض به‌عنوان تنظیم‌کننده نامه قرار می‌گیرد و درصورتی‌که امضایی در سیستم برای او تعریف‌شده باشد در فرم ثبت می‌گردد و در غیر این صورت امضا اجباری نیست. فقط مدیران اصلی دانشگاه این امکان رادارند که تنظیم‌کننده نامه را به نام خودش ثبت نماید و برای این منظور بایستی گزینه تایپ کننده را انتخاب نموده و ثبت تغییرات نماید با این کار نام و امضای مدیر اصلی در بخش تنظیم‌کننده قرار می‌گیرد.


4- کوتاه شدن شماره نامه‌ها:


با توجه به اینکه در سربرگ قدیم امکان ریست شماره نامه‌ها در ابتدای سال وجود نداشت، این مسئله باعث طولانی شدن شماره نامه‌ها شده بود، لذا در این ورژن تدبیری اندیشیده شده است که با شروع سال جدید، شماره‌ها مجدد ریست شده و از 100 شروع گردد.

از طرفی نحوه شماره‌گذاری نامه‌ها هم‌تغییر کرده است و به این صورت است که دو شماره اول معرف سال و دو شماره بعدی معرف ماه است.

به‌عنوان‌مثال در نامه به شماره " 00021234 / 11" 00 بعد از ممیز (/) معرف شماره سال و 02 بعد از شماره سال معرف شماره ماه است این چهار شماره بیان می‌کند که نامه در اردیبهشت سال 1400 تولیدشده است.


5- شناسایی اتوماتیک نامه‌های پیوست دار


در سربرگ قدیم فیلد پیوست به‌صورت دستی در آن درج می‌شد که باعث اشتباهاتی شده بود. در این سربرگ اگر نامه‌ای دارای پیوست باشد در هنگام خاتمه نامه مقدار فیلد پیوست به "دارد" تغییر خواهد یافت و نیاز به درج متنی تحت هر عنوان در این قسمت نمی‌باشد.


6- عدم نیاز به ساخت امضا به ازای هر سمت:


در سربرگ قدیم دانشگاه، هر نفر برای تعریف امضا/تغییر عنوان امضا به ازای هر سمت از طریق مسئول IT خود پیگیری انجام می‌داد. برای این منظور من‌بعد برای هر فردی که در سامانه دبیرخانه الکترونیک سمت/ هایی تعریف‌شده است تنها و تنها یک امضا (بدون داشتن اسم و عنوان) تعریف می‌گردد. عنوان امضا از طریق گزارش "تایید کننده/عنوان مکاتباتی/امضا من" که در اختیار کلیه کاربران دبیرخانه الکترونیک است قابل مشاهده می باشد.

در صورت نیاز به تعریف امضا با عناوین مختلف می بایست امور اداری هر حوزه با تکمیل فرم ایجاد/تخصیص سمت برای فرد مربوطه سمت تعریف نماید و عنوان امضاء به ازای تک‌تک سمت‌ها تعریف گردد.


7- عدم نیاز به ایجاد امضا از طرف


از معضلاتی که در ورژن قبلی سربرگ در بحث امضای نامه‌ها به‌صورت از طرف وجود داشت:

1- ایجاد امضای از طرف برای افراد

2- عدم اطلاع شخص امضاکننده از افرادی که مجوز امضا از طرف او رادارند

3-عدم اطلاع شخص امضاکننده از نامه‌هایی که جانشین از طرف او امضا کرده است

4- لزوم به‌روزرسانی امضا از طرف تعریف‌شده برای شخص خاص در صورت تغییر در عنوان کاری شخص (از سرپرست به رئیس یا مواردی از این قبیل)

5- عدم اعمال امضا از طرف برای بازه مشخص به فرد

برای این منظور در سربرگ جدید دانشگاه امضای نامه تنها توسط شخص امضاکننده انجام می‌گردد و درصورتی‌که نیاز باشد تا جانشین از طرف امضاکننده، نامه مربوطه را امضا نماید، فقط در کارتابل تفویض شده (از سوی فرد امضاکننده) قابل انجام است. بر این اساس امضاکننده بایستی کارتابل‌هایی که باید جانشین امضا کند را برای جانشین خود فعال نماید تا بتوانند نامه‌های موجود در این کارتابل را به‌صورت از طرف امضا نماید.

لازم به ذکر است که این دسترسی هم فقط در بازه‌ای که امضاکننده نامه در قسمت تفویض کارتابل مشخص می‌کند، قابل انجام خواهد بود. اجرای این فرایند کلیه مشکلات ذکرشده در بالا را برطرف خواهد کرد و باعث افزایش ایمنی و جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده‌های احتمالی خواهد شد.


8-امکان تعریف امضا برای کلیه پرسنل


با توجه به اعمال سیاست‌های امنیتی در بخش امضای نامه در ورژن جدید سربرگ دانشگاه، من‌بعد کلیه پرسنل دانشگاه در صورت تمایل می‌تواند در سامانه دبیرخانه دانشگاه امضا داشته باشند که نحوه درخواست امضا بر اساس فرم "تعریف امضا" که در اختیار امور اداری قرار می‌گیرد، خواهد بود. لازم به ذکر است با توجه به اینکه امضاکنندگان اصلی نامه تنها مدیران اصلی و کسانی حق نامه صادره دارند خواهند بود، امضای این دسته از پرسنل در بخش تنظیم‌کننده نامه قرار خواهد گرفت.


9- استانداردسازی و کاهش قالب‌های چاپ


ازجمله معضلاتی که در سربرگ قدیم دانشگاه وجود دارد فراوانی قالب چاپ هاست که این کار باعث ایجاد مشکلات زیر می‌گردد:

1- سردرگمی کاربر در انتخاب قالب چاپ

2- زمان‌بر بودن تغیر قالب چاپ ها

3- عدم مدیریت درست دسترسی‌ها

4- عدم یکسان بودن فرمت‌های چاپ حوزه‌ها

5- وابستگی حوزه‌ها جهت تغییر بخشی از قالب چاپ به راهبر سامانه

6- و ...

با توجه به مشکلات اشاره‌شده، دو کار مهم در این مقوله انجام شد در مرحله اول کلیه قالب چاپ ها بررسی و چند قالب چاپ به‌صورت استاندارد مشخص و با یک فرمت یکسان طراحی و پیاده‌سازی شد و در مرحله بعد فرمی تحت عنوان "فرم مشخصات حوزه " پیاده‌سازی گردید که در اختیار امور اداری هر حوزه قرار می‌گیرد و در صورتی هرکدام از موارد موجود در چاپ نامه نظیر آدرس/تلفن/شعار نامه/... تغییر کرد تنها کافی است فرم مذکور ویرایش گردد که این امر سرعت و دقت بسیار بالایی را ایجاد می‌نماید.

نکته : کلیه قالب های چاپ به صورت استاندارد تعریف شده است و همه حوزه ها قالب چاپ های مصوب را می بینند.


10- درج بارکد (شناسه شمس) در چاپ نامه‌های صادره


از قابلیت جدیدی که در سربرگ دانشگاه برای نامه‌های صادره فراهم‌شده است نمایش RR Code(شناسه شمس) می‌باشد که این امر باعث بالا رفتن ایمنی نامه‌ها می‌گردد.


11- امکان مشخص کردن فوریت نامه


در سربرگ جدید نیاز به تایپ عناوین فوری/آنی در بخش گیرنده یا موضوع نمی‌باشیم و تنها کافی است فوریت نامه را در فرم مشخص کنیم که هم در چاپ نامه و هم ارجاع نامه برای گیرندگان قابل‌رؤیت خواهد بود.

لازم به ذکر است فقط برای موارد فوری/آنی این آیتم را انتخاب نمایید.


12- سرویس‌های اجراشده


*دکمه ثبت تغییرات (این دکمه دارای مجوز عمومی می‌باشد) :
با زدن دکمه ثبت تغییرات موارد زیر جداگانه بررسی می‌شود و در صورت درست بودن همه موارد ثبت نامه انجام می‌شود:
1. بررسی گیرندگان/رونوشت‌ها بر اساس نوع نامه:
     در این مرحله بر اساس نوع نامه(داخلی/صادره) گیرندگان نامه بررسی می‌شوند، به این صورت که:
         - اگر نامه داخلی باشد:
              • گیرندگان بایستی حتماً از داخل لیست سمت‌ها/گروه‌ها و با عملگر مشخص ثبت‌شده باشند.
              • امکان تعریف گیرنده در بخش رونوشت صادره برای نامه‌های داخلی وجود ندارد و درصورتی‌که گیرنده‌ای را به بخش رونوشت صادره اضافه نمایید از لیست پاک خواهد شد.
          - اگر نامه صادره باشد:
              • نباید از گیرندگان داخل لیست سمت‌ها/گروه‌ها انتخاب شوند و بایستی گیرندگان را تایپ نمایید. لازم به ذکر است نیازی به درج عملگر برای گیرندگان در نامه صادره نمی‌باشد.
2. بررسی مجوز ارجاع به گیرندگان/ رونوشت‌ها بر اساس امضاکننده نامه:
        در این مرحله بررسی می‌شود که آیا امضاکننده نامه مجوز ارجاع به گیرندگان/رونوشت‌های نامه را دارد یا خیر.
3. به‌روزرسانی مقدار فیلد پیوست:
        در این مرحله پیوست نامه بررسی می‌شود و در صورت وجود پیوست مقدار آیتم پیوست نامه به "دارد" تغییر می‌یابد.
4. بررسی مجوز ارسال نامه صادره بر اساس امضاکننده نامه:
        این مرحله فقط برای نامه‌های صادره اجرا می‌گردد به این صورت که اگر امضاکننده نامه مجوز ارسال نامه صادره را نداشته باشد، علاوه بر حذف امضای نامه در صورت وجود، پیغام خطایی نمایش داده می‌شود .
5. به‌روزرسانی عنوان نامه:
        عنوان نامه‌بر اساس موضوع و امضاکننده نامه ایجاد می‌گردد.
6. بررسی امضای نامه:
         در این مرحله اگر امضای نامه متعلق به امضاکننده نامه نباشد امضا از نامه پاک می‌شود و اگر از کارتابل تفویض شده امضاکننده نامه امضاشده باشد امضا از طرف اعمال می‌گردد.
* دکمه خاتمه نامه ( مختص امضاکنندگان نامه)
با زدن دکمه خاتمه نامه عملیات زیر اجرا می‌گردد:
1. بررسی امضای نامه
         امضای نامه بررسی و در صورت عدم امضا پیغام هشدار نمایش داده می‌شود.
2. ارجاع خودکار به گیرندگان/رونوشت‌ها
          ارجاع اتوماتیک به گیرندگان داخلی/رونوشت‌های داخلی/بایگانی حوزه/مسئول دفتر امضاکننده نامه انجام می‌گردد.
نکته: اگر نامه از نوع صادره باشد، نامه به دبیرخانه حوزه جهت ثبت صادره ارجاع می‌گردد. ارسال نامه به گیرندگان خارج از سازمان در قالب (شبکه دولت/دیدگاه وزارت بهداشت/پست) توسط دبیرخانه هر حوزه انجام می‌گردد.
3. به‌روزرسانی تاریخ/شماره نامه
           علاوه بر به‌روزرسانی تاریخ‌نامه، کد سمت امضاکننده نامه در ابتدای شماره نامه قرار می‌گیرد که وجود این کد در ابتدای شماره نامه به‌منزله تائید نهایی و به عبارتی خاتمه نامه است.
تاریخ به روز رسانی:
1400/07/26
تعداد بازدید:
2900
امتیازدهی
میانگین امتیازها:3 تعداد کل امتیازها:6
مشاهده نظرات (تعداد نظرات 0)

ارسال نظرات
نام
آدرس پست الکترونیکی شما
شماره تلفن
توضیحات
خواندن کد امنیتی تغییر کد امنیتی
کد امنیت
كليه حقوق اين وب سايت متعلق به دانشگاه علوم پزشكي و خدمات بهداشتي درماني بيرجند مي باشد.
Powered by DorsaPortal