1- اعمال بازه برای ثبت ماموریت اداری

فرم ماموریت اداری را فقط بعد از یک روز از اتمام ماموریت می توان در سیستم ثبت نمود و چنانچه مامور ماموریت خود را در این بازه ثبت ننماید پرداخت ماموریت به آخر سال موکول می شود و امکان ثبت ماموریت توسط مامور نمی باشد و فقط گروه های خاصی که در پایین نامبرده شده است می توانند ماموریت این افراد را ثبت نمایند.

شبکه های بهداشت و درمان: امور اداری/مسئول دفتر

معاونت ها: مسئول دفتر/امور اداری

بیمارستان ها: سوپروایزر/ سرپرستاران/امور اداری/مسئول دفتر

دانشکده ها: امور اداری/مسئول دفتر

2- اعمال بازه برای تایید ماموریت توسط مامور بعد از پایان ماموریت

تایید ماموریت توسط مامور می­ بایست تا یک هفته بعد از پایان ماموریت انجام گردد و چنانچه مامور ماموریت خود را در غیر از این بازه تایید نماید، پرداخت ماموریت به آخر سال موکول می گردد.

3- عدم ارجاع ماموریت های از نوع حق التدریس/زیر 30کیلومتر به امور مالی

با توجه به اینکه در ماموریت­ های از نوع حق التدریس/زیر 30 کیلومتر، فیلد با بیتوته و بدون بیتوته آنها صفر می­ باشد، لذا برای این گونه ماموریت ­ها پرداختی انجام نمی شود و بر این اساس به امور مالی ارسال نمی گردند.

4- همپوشانی در ماموریت اداری

اگر مامور اقدام به ثبت ماموریتی نماید که با ماموریت­های در گردش یا ثبت نهایی شده ­ی قبلی او همپوشانی داشته باشد، به مامور پیغام هشدار "خطا در تکمیل فرم" داده می شود و امکان تایید و گردش این ماموریت وجود ندارد.

در این حالت مامور می بایست ماموریت های قبلی ثبت شده خود را از بخش جستجوی مدارک در گردش جستجو نموده و وضعیت و گردش مدرک خود را بررسی نمایید.

5- امکان کنسلی ماموریت توسط امور اداری

با توجه به اینکه ماموریت­ هایی که کنسل می­شود بعضاً مسئول مافوق کنسلی ماموریت را انتخاب نمی ­نماید، فیلد وضعیت برای اموراداری حوزه ها نیز قابل انتخاب می­باشد.

6- ارجاع اتومات ماموریت به رسیدگی حوزه جهت بررسی

بر اساس مصوبه کمیته هوشمندسازی، مقرر شد در راستای صرفه­ جویی در منابع و کاهش پرینت ماموریت­ ها، در این ورژن کلیه ماموریت­ ها بعد از تایید کارشناس مالی به مسئول رسیدگی حوزه ارسال ­گردد.

7- نمایش مدت تمدید ماموریت در گزارش مالی

در گزارشی که مسئولین امور مالی حوزه ها جهت سند نهایی ماموریت­ ها استفاده می­ نمایند، ستون جدیدی تحت عنوان "مدت تمدید" اضافه شده است.

8- ثبت ماموریت در تایمکس به بعد از تایید مسئول مالی

بر اساس مصوبه کمیته هوشمندسازی، مقرر شد تا ثبت ماموریت در سامانه تایمکس بعد از تایید مسئول امور مالی انجام گردد. لازم به ذکر است در صورت هر گونه خطا از سامانه تایمکس درخواست

9- تغییر ظاهر فرم پایه ماموریت اداری

در راستای متمرکز کردن فرم­های پایه تعریف شده در سامانه دبیرخانه الکترونیک، فرم پایه ماموریت اداری به فرم پایه فرایندهای هوشمند تغییر یافت که جهت ویرایش آن می توانید به امور اداری حوزه خود مراجعه نمایید.

10- دریافت کلیه اطلاعات مورد نیاز کارمند از سامانه های مختلف نظیر پرسنلی / تایمکس و فرم تعیین تایید کنندگان پرسنل حوزه در همان ابتدای فرایند

جهت جلوگیری از بن بست هایی که به دلیل ناقص بودن اطلاعات کارمند (غیر فعال شدن کد تایمکس/حذف اطلاعات کارمند از فرم تعیین تایید کنندگان پرسنل حوزه/غیر شاغل شدن فرد در سامانه پرسنلی و مسائلی از این قبیل) در جریان فرایند رخ می داد، بر این اساس در ورژن جدید کلیه اطلاعات موردنیاز کارمند در شروع فرایند از سامانه های مربوطه گرفته می­ شود و بر اساس آن، گردش ماموریت به تایید کنندگان میانی و نهایی و از طرفی ثبت نهایی ماموریت در سامانه ­های پرسنلی/تایمکس بر اساس اطلاعات دریافت شده در ابتدای فرایند انجام می­ گردد.

11- الزامی بودن ثبت تیک تایید اطلاعات برای مسئول مافوق بعد از اعزام مامور

بر اساس مصوبه کمیته هوشمند سازی، ثبت تیک تایید اطلاعات برای مسئول مافوق در مرحله تایید نهایی ماموریت بعد از اعزام مامور الزامی می ­باشد و این تیک به منزله قفل تمامی اطلاعات فرم درخواست می­ باشد.

12- نمایش خطاهای تکمیل فرم به صورت یکجا به کاربر

به منظور بهینه سازی سرعت در ثبت/تایید ماموریت، در این ورژن کلیه خطاها در زمان تایید فرم به صورت یکجا به همراه راهنمای تفضیلی آن در سایت به کاربر نشان داده می ­شود.

13- کدینگ شدن خطاها و وضعیت های فرم به همراه نمایش راهنمای تفضیلی آن در سایت

به منظور دسترسی آسان کاربران به خطاها و وضعیت هایی که در فرم ماموریت رخ می دهد، به هر خطا/وضعیت کدی اختصاص داده شده است که در لینکی تحت عنوان "راهنمای وضعیت ها/خطاها" در سایت مدیریت فرایند ها>> بخش عمومی>> ماموریت اداری ، قابل مشاهده می ­باشد.

14- لیست امور اداری ها، ثبت کنندگان مجاز

به منظور شفاف سازی برای کلیه افرادی که با این فرم کار می کنند این لیست در قسمت "جستجوی ویژه" به نام "مرخصی/ماموریت روزانه" قابل مشاهده می باشد. همچنین برای  افرادی که در دبیرخانه الکترونیکی سمت ندارند در سایت pas.bums.ac.ir  این لیست قابل مشاهده می باشد.