تعریف امضاء(ویژه امور اداری)

عنوان فرم: تعریف امضاء

زمان بهره‌برداری: شهریور ماه 1400

مجری (گروه): گروه نرم افزار، اطلاع‌رسانی و پرتال

گروه هدف: کلیه کاربران فعال در سامانه دبیرخانه الکترونیک

شرح:

امضای مدرک یکی از موضوعات مهم و حساس در سامانه دبیرخانه الکترونیک است. با توجه به اینکه بحث امضای دیجیتال از ابتدای راه‌اندازی دبیرخانه الکترونیک اجرایی شده است و در حال حاضر هم استفاده می‌گردد. اما این مهم با یکسری چالش‌هایی همراه است که در ذیل به برخی از آن‌ها اشاره می‌گردد:
-نیاز به تعریف امضا به ازای هر سمت
-نیاز به ایجاد امضای جدید با هر بار تغییر سمت فرد
-ایجاد امضای از طرف
-زمان‌بر بودن فعال‌سازی امضا
- عدم کنترل مدارکی که به‌صورت از طرف امضاشده است
و ...
در همین راستا، بعد از برگزاری جلسات متعدد در کمیته فرایندهای اداری دانشگاه، مصوب گردید که تصویر امضای کاربران به‌صورت خام (بدون درج نام و عنوان سمت) تعریف گردد. برای این منظور و در جهت سرعت بخشیدن به فرایند فعال‌سازی امضای کاربران، فرمی تحت عنوان "تعریف امضا" در دبیرخانه الکترونیک طراحی و پیاده‌سازی شد و در اختیار کلیه مسئولین امور اداری هر حوزه قرار گرفت. لازم به ذکر است این فرم تنها یک‌بار توسط امور اداری برای هر کارمند ایجاد می‌گردد.
***بنابراین برای درخواست امضای جدید یا تغییر امضای موجود از این فرم استفاده می‌گردد و برای کلیه کاربران فقط یک امضا فعال می‌باشد. در نظر داشته باشید چنانچه فردی در سیستم امضاء تعریف‌شده داشته باشد و این فرم برای او تکمیل گردد امضاء قبلی حذف می‌شود.
 

اهداف و مزایا:


§ عدم نیاز به تعریف امضا به ازای هر سمت

§ عدم نیاز به تعریف امضای جدید در صورت تغییر سمت فرد

§ قانونمند شدن و تسریع در بروز رسانی عنوان همراه امضا

§ عدم نیاز به تعریف امضای از طرف (درج از طرف در امضا در کارتابل تفویض شده به‌صورت اتوماتیک انجام می‌گردد)

§ امکان کنترل مدارکی که به‌صورت از طرف امضاشده است

§ بالا رفتن سرعت و دقت

  
 مجوز فعالسازی:

این فرم در حال حاضر برای کلیه مسئولین امور اداری در کل استان فعال می باشد و از طریق مسیر زیر در سامانه دبیرخانه الکترونیک در دسترس می باشد.

اختصاصی>> اداری/مالی>> فرم های ویژه امور اداری 
 

فیلد های فرم امضا:


- کاربر انتخابی: با توجه به اینکه هر فرد در فرآیند جدید امضا فقط و فقط یک امضا به ازا کل سمت‌ها دارد بنابراین از این قسمت فقط فردی که دارای امضا نمی‌باشد یا می‌خواهید امضا موجود را تغییر دهید را انتخاب می‌نمایید.

- انتخاب فایل امضا: در این قسمت فایل امضا با فرمت png را آپلود نمایید.فایل امضا می بایست با توجه به نکات قید شده در فرم و امضایی که از فرد دریافت شده است (دانلود فرم اخذ نمونه امضا) و فیلم آموزشی ایجاد نمایید.

 

تغییرات فرم و فرایند تعریف امضا: آبان 1400
- امکان درخواست برای درج سمت خاص در لیست امضاکنندگان با تعیین نوع درخواست("ایجاد/اصلاح امضا" و "درج در لیست امضا کنندگان")
- وابسته بودن فیلدهای فرم به نوع درخواست
- کنترل مقادیر اجباری که بایستی در هر نوع درخواست وارد شود
- در صورتی که نوع درخواست از نوع "درج در لیست امضاکنندگان" باشد تنها سمت هایی از حوزه که در لیست امضاکنندگان نیستند نمایش داده می شود.
- ارجاع کلیه درخواست به صورت اتومات به مدیر منابع انسانی دانشگاه


      
تاریخ به روز رسانی:
1400/09/09
تعداد بازدید:
223
امتیازدهی
میانگین امتیازها:0 تعداد کل امتیازها:0
مشاهده نظرات (تعداد نظرات 0)

ارسال نظرات
نام
آدرس پست الکترونیکی شما
شماره تلفن
توضیحات
خواندن کد امنیتی تغییر کد امنیتی
کد امنیت
كليه حقوق اين وب سايت متعلق به دانشگاه علوم پزشكي و خدمات بهداشتي درماني بيرجند مي باشد.
Powered by DorsaPortal