عنوان فرم: تعریف امضاء
زمان بهره‌برداری: شهریور ماه 1400
مجری (گروه): گروه نرم افزار، اطلاع‌رسانی و پرتال
گروه هدف: کلیه کاربران فعال در سامانه دبیرخانه الکترونیک
شرح:
امضای مدرک یکی از موضوعات مهم و حساس در سامانه دبیرخانه الکترونیک است. با توجه به اینکه بحث امضای دیجیتال از ابتدای راه‌اندازی دبیرخانه الکترونیک اجرایی شده است و در حال حاضر هم استفاده می‌گردد. اما این مهم با یکسری چالش‌هایی همراه است که در ذیل به برخی از آن‌ها اشاره می‌گردد:
-نیاز به تعریف امضا به ازای هر سمت
-نیاز به ایجاد امضای جدید با هر بار تغییر سمت فرد
-ایجاد امضای از طرف
-زمان‌بر بودن فعالسازی امضا
- عدم کنترل مدارکی که به‌صورت از طرف امضاشده است
و ...
در همین راستا، بعد از برگزاری جلسات متعدد در کمیته فرایندهای اداری دانشگاه، مصوب گردید که تصویر امضای کاربران به‌صورت خام (بدون درج نام و عنوان سمت) تعریف گردد. برای این منظور و در جهت سرعت بخشیدن به فرایند فعالسازی امضای کاربران، فرمی تحت عنوان "تعریف امضا" در دبیرخانه الکترونیک طراحی و پیاده‌سازی شد و در اختیار کلیه مسئولین امور اداری هر حوزه قرار گرفت. لازم به ذکر است این فرم تنها یک‌بار توسط امور اداری برای هر کارمند ایجاد می‌گردد.
***بنابراین برای درخواست امضای جدید یا تغییر امضای موجود از این فرم استفاده می‌گردد و برای کلیه کاربران فقط یک امضا فعال می‌باشد. در نظر داشته باشید چنانچه فردی در سیستم امضاء تعریف‌شده داشته باشد و این فرم برای او تکمیل گردد امضاء قبلی حذف می‌شود.
اهداف و مزایا:
§ عدم نیاز به تعریف امضا به ازای هر سمت
§ عدم نیاز به تعریف امضای جدید در صورت تغییر سمت فرد
§ قانونمند شدن و
تسریع در بروز رسانی عنوان همراه امضا
§ عدم نیاز به
تعریف امضای از طرف (درج از طرف در امضا در کارتابل تفویض شده به‌صورت اتوماتیک
انجام می‌گردد)
§ امکان کنترل
مدارکی که به‌صورت از طرف امضاشده است
§ بالا رفتن سرعت و
دقت
مجوز فعالسازی:
این فرم در حال حاضر
برای کلیه مسئولین امور اداری در کل استان فعال می باشد و از طریق مسیر زیر در سامانه دبیرخانه الکترونیک در دسترس می باشد.
اختصاصی>> اداری/مالی>> فرم های ویژه امور اداری
فیلد
های فرم امضا:
- کاربر انتخابی: با توجه به اینکه هر فرد در فرآیند جدید امضا فقط و فقط یک امضا به ازا کل سمت‌ها
دارد بنابراین از این قسمت فقط فردی که دارای امضا نمی‌باشد یا می‌خواهید امضا
موجود را تغییر دهید را انتخاب می‌نمایید.
- انتخاب فایل امضا: در این قسمت فایل امضا با فرمت png را آپلود نمایید.فایل امضا می بایست با توجه به نکات قید شده در فرم و امضایی که از فرد دریافت شده
است (دانلود فرم اخذ نمونه امضا) و فیلم آموزشی ایجاد نمایید.
تغییرات فرم و فرایند تعریف امضا: آبان 1400
- امکان درخواست برای درج سمت خاص در لیست امضاکنندگان با تعیین نوع درخواست("ایجاد/اصلاح امضا" و "درج در لیست امضا کنندگان")
- وابسته بودن فیلدهای فرم به نوع درخواست
- کنترل مقادیر اجباری که بایستی در هر نوع درخواست وارد شود
- در صورتی که نوع درخواست از نوع "درج در لیست امضاکنندگان" باشد تنها سمت هایی از حوزه که در لیست امضاکنندگان نیستند نمایش داده می شود.
- ارجاع کلیه درخواست به صورت اتومات به مدیر منابع انسانی دانشگاه
