تقاضای کالا به‌صورت کاغذی، زمان زیادی از کارکنان ،واحدهای کارپردازی، انبار و سایر واحدهایی که نقشی در این فرایند ایفا می کنند را برای ثبت و پردازش به خود اختصاص می‌دهد و از طرفی مراجعه حضوری کارمند به این واحدها به‌منظور پیگیری درخواست و … باعث ایجاد مشکلات فراوانی می‌شود. لذا استفاده از یک سیستم درخواست کالای هوشمند به‌صورت کاملاً کاربردی جهت تمامی مراحل یک تقاضا، می‌تواند نقش ارزنده‌ای در کاهش مصرف کاغذ و مراجعات حضوری داشته باشد و همچنین سازمان‌ها را در راستای مدیریت بهتر و کارآمد منابع انسانی و پیاده‌سازی خدمات الکترونیک یاری می‌رساند.