فرآیند درخواست پست الکترونیک قبلا از طریق فرم الکترونیک بود که پس از ثبت درخواست توسط کاربر، ساخت ایمیل به صورت یکپارچه توسط همکاران گروه شبکه و زیرساخت انجام می شد. با توجه به چالش های این فرآیند و نیاز کاربران برای ساخت و استفاده از ایمیل دانشگاهی در کمترین زمان ممکن، پیشنهاد خودکارسازی این فرآیند توسط گروه شبکه و زیرساخت پیشنهاد گردید و در مدت کوتاهی با تلاش همکاران گروه نرم افزار فرم و فرآیند مربوطه تحلیل، طراحی و پیاده سازی شد. در اوایل اسفند ماژول جدید ایجاد شناسه پست الکترونیک به سامانه کاربران اضافه گردید و بازیابی رمز عبور پست الکترونیک نیز در سامانه کاربران قرار داده شد.

فرآیند کار:

- بررسی وجود ایمیل: چنانچه فردی قبلا در سامانه ایمیل دانشگاه شناسه کاربری داشته باشد، مجوز ساخت شناسه جدید را ندارد و فقط می تواند رمز عبور خود را تغییر دهد.

- استعلام هویت: با استفاده از سامانه هماوا و پرسنلی

- تایید هویت: با وارد کردن کد 4 رقمی ارسال شده به شماره همراه، فرآیند تایید هویت تکمیل می‌شود.

- ورود اطلاعات: نام و نام خانوادگی به صورت انگلیسی توسط شخص وارد می شود.

- انتخاب شناسه: سیستم چندین شناسه مختلف را به کاربران پیشنهاد می‌دهد. یک شناسه توسط کاربر انتخاب می گردد.

- ایجاد شناسه ایمیل: در صورتی که شناسه انتخابی موجود نباشد، سامانه با موفقیت شناسه پست الکترونیک درخواست داده شده را برای فرد ایجاد می نماید.